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Home-Office und Alltag in der Corona-Krise: Wie sum.cumo den Mitarbeitern unter die Arme greift.

Die Corona-Krise ist für Jede/n spürbar. Die Maßnahmen, um die Verbreitung des COVID-19 einzudämmen, machen die Folgen für Arbeitgeber und -nehmer aktuell unvorhersehbar. In dieser Zeit ist vor allem die Anpassung der Arbeitsabläufe auf die aktuelle Situation eine große Herausforderung. Für die Betriebe, denen es vergönnt ist, trotz aller Einschränkung des öffentlichen Lebens das Tagesgeschäft mehr oder weniger weiter zu führen, gilt es, der Isolation innerhalb der Bereiche und der Isolation der Mitarbeiter entgegenzuwirken.

sum.cumo hat diese Entwicklung bereits sehr früh angestoßen und sie auf unkompliziertem und gut organisiertem Wege in den neuen Arbeitsalltag implementiert.

Eine große Herausforderung in privilegierter Situation

Natürlich sind wir als Technologieunternehmen in einer privilegierten Situation. Neben all den Problemen, die sich Arbeitgebern sämtlicher Branchen nun stellen, ist die aktuelle Krise auch eine Belastungsprobe des Digitalstandorts Deutschland. Homeoffice und Remotearbeiten müssen mit den täglichen Abläufen in Verbindung gebracht werden. Bei sum.cumo bedeutet das, fast 160 Mitarbeitern eine nahtlose Kommunikation zu ermöglichen, für die agilen crossfunktionalen Teams und die Kunden eine möglichst unbeeinträchtigte Arbeitsgrundlage zu schaffen - für eine Tech-Company sicher leichter zu bewältigen als für manch anderes Unternehmen.

Von einer privilegierten Situation kann man zudem sprechen, da auch vor den durch die Corona Krise ausgelösten radikalen Einschränkungen bei sum.cumo eine weitestgehend ortsunabhängige Arbeit möglich war. Dazu zählen eine offen kommunizierte Homeoffice-Kultur, ein ständiger Austausch zwischen den Standorten und ein modernes Verhältnis zur Remote-Arbeit. Der hohe Standard der technischen Ausstattung erleichtert die notwendigen Schritte und die Umstellung auf kollektive Arbeit aus dem Homeoffice um ein Vielfaches. Doch die jetzige Situation ist auch für ein Technologieunternehmen und Digitalisierungsvorreiter eine gewaltige Herausforderung.

Arbeitsabläufe normalisieren, Mitarbeiter auch zu Hause unterstützen

Bedenkt man, dass die Entwicklungen der nahen Zukunft zu einer ganz neuen Dynamik im Bereich der Onlineversicherung führen wird und betrachtet man zudem die schon jetzt messbar steigenden Nutzerzahlen im Bereich der Online-Lotterie, wird sum.cumo vielleicht unfreiwillig Nutznießer der derzeitigen Situation, quasi der Profiteur einer auf Zeit in die eigenen vier Wände verlagerten Gesellschaft. Ob dem so ist oder nicht, ist zunächst irrelevant. So oder so müssen im derzeitigen Arbeitsumfeld Lösungen und Ideen entwickelt werden, um eine offene und produktive Kommunikation und die Motivation der Mitarbeiter zu fördern. Zudem muss gewährleistet sein, dass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, produktiv zu arbeiten, und eine erfolgreiche Arbeit an den Projekten möglich ist.

Das müssen Lösungen und Ideen sein, welche nicht wie andere „Corporate-Benefits“ über Zeit und mit Testphasen vorgestellt werden, sondern sofortige Maßnahmen und kreative Ansätze um den „Spirit“ zu bewahren. Schließlich ist dieser für die Identifikation und die Arbeitsweise von sum.cumo entscheidend.

Arbeitsalltag, Kinderbetreuung und Familienleben finden nun zwangsläufig nebeneinander statt. Und hier ist sum.cumo gefragt, der Crew unter die Arme zu greifen. Sei es, die zeitliche Organisation der Mitarbeiter oder die Herausforderung Privat- und Berufsleben nicht diametral werden zu lassen. Für sum.cumo ist das Aufgabe des Arbeitgebers. Wie man das praktisch umsetzt, erzählt Julia (Lees). Sie ist bei sum.cumo Geschäftsleiterin im Bereich People & Culture. In der aktuellen Situation werden ihre Kollegen aus der Unternehmensleitung und sie damit zu einer Art Krisenmanagern.
Wie Mitarbeitermotivation, Entlastung und Zusammenhalt in Zeiten von kollektiver Remote-Arbeit funktionieren können und welche Maßnahmen extrem schnell eingeführt wurden, erzählt sie in einem kurzen Interview.

HausBar, Kids-Club, Show and Tell per Video: Das macht sum.cumo

Wie organisiert sum.cumo nun den Arbeitsalltag?

Julia: Nun zunächst war wichtig, dass jeder Mitarbeiter alle nötigen Informationen erhält, alle Bedenken teilen kann und den Freiraum erhält, sich selbst bestmöglich organisieren zu können. Darauf konnten wir dann unsere Strukturen aufbauen. Das fing an mit einer regelmäßigen und transparenten Information der Mitarbeiter durch die Geschäftsführung. Björn, unser Geschäftsführer hat zu, Beispiel an alle Mitarbeiter seine private Handynummer bereitgestellt, denn für uns war es wichtig, dass wirklich Jede/r weiß, dass sie/er jederzeit ihre/seine Situation erläutern, ihre/seine Sorgen offen kommunizieren und ihre/seine Fragen stellen kann.

Daraufhin konnten wir dann auch dank unseres hohen technischen Standards unsere alltägliche Organisation integrieren. Für uns war wichtig, regelmäßige Absprachen, Meetings und sonstige Abstimmungen immer per Video stattfinden zu lassen, wie auch unser Montag-Morgen-Meeting und die täglichen Stand-Ups der Teams. Das kennen wir erfreulicherweise bereits auch aus unserem Alltag vor Corona. Der „neue“ Remote-Arbeitsalltag für alle soll Struktur haben und vor allem der Isolation entgegenwirken.

Für uns war es wie auch im normalen Alltag unheimlich wichtig, die individuelle Situation der Mitarbeiter zu betrachten. Dazu gehört es, ein offenes Ohr für individuelle Ideen zur persönlichen Situationsbewältigung zu haben, und die zu untersützen - egal, ob es um individuelle Arbeitszeiten oder kurzfristige Urlaube geht.

Ist es möglich, beliebte Standard-Formate aus dem Unternehmensalltag auch in diesen Zeiten aufrecht zu erhalten?

Unser Monday Morning ist das beste Beispiel. Sogar die Show and Tells, die wir immer wieder bei dieser Gelegenheit abgehalten haben, funktionieren nach nur knapp zwei Wochen remote. Zudem haben wir offene Videochaträume, in denen sich jeder Mitarbeiter, wenn er möchte, zum gemeinsamen Kaffee, zum Mittagessen oder zum Afterwork in der sogenannten „Hausbar“ einwählen kann.

Weiterhin haben wir feste kleine Events im Alltag. Unser Lunch-Roulette, in dem fünf unterschiedliche zufällig gewählte Mitarbeiter auf Firmenkosten Essen gehen dürfen, halten wir aufrecht. Dann eben mit Lieferdiensten.

Wie fördert sum.cumo den stetigen Austausch der Mitarbeiter?

Zum einen ist der Zusammenhalt und das Verständnis unter den Mitarbeitern so groß, dass sie selbst den ständigen Austausch suchen. Sei es im Unternehmens-Chat oder in den kleinen und längeren Videokonferenzen. Wir müssen eigentlich nur die Infrastruktur bereitstellen und unsere Hoffnung äußern, dass alle Kommunikation des vorherigen Alltags so weitergeht.

Wir haben als Antwort auf die Corona-Pandemie verschiedene interne Taskforces gebildet, die sich um die Herausforderungen der verschiedenen Bereiche kümmert, die Mitarbeiter informiert und neue Wege findet, einen reibungslosen und abwechslungsreichen Arbeitsalltag zu gestalten.

Geburtstage zum Beispiel. Normalerweise wird der Tisch des Mitarbeiters von uns geschmückt und es gibt Grußkarten. Das lösen wir jetzt per Post. Für solche Situationen gibt es dann eben die Taskforces. Auch für die Entlastung der Eltern bei sum.cumo.

Welche Chancen nutzt sum.cumo, den Eltern in der sum.cumo Crew jetzt unter die Arme zu greifen?

Die Unterstützung von Familien wird bei uns schon immer großgeschrieben. Für uns ist es wichtig, dass die Eltern ihren Arbeitsalltag bestmöglich mit der Kinderbetreuung und dem Familienleben vereinbaren können. Gerade weil nun oftmals beide Elternteile von zu Hause arbeiten müssen, sind wir da als Arbeitgeber gefragt.

Beispielsweise haben wir den sogenannten „KidsClub“ eingeführt. Damit vor allem um die Mittagszeit für die Eltern ein wenig Luft da ist, um sich um Dinge abseits der Arbeit und der Kinder zu kümmern, wie zum Beispiel einem Mittagessen für alle. Da kommen alle Kinder der Crew in einem offenen Chatraum zusammen. Ein Mitglied der Crew ohne Kinder kümmert sich dann ein wenig um die Unterhaltung. Vorlesen, Basteln, Musik machen oder einfach Reden und Quatsch machen. Das ist nicht nur für die Verbindung zwischen den Mitarbeitern unheimlich wertvoll, sondern auch eine tolle kleine Entlastung jeden Tag.

Wie nimmt die Crew die aktuelle Situation in deinen Augen auf?

Unheimlich gut. Jeder zieht mit, keiner erlebt größere Probleme oder Bedenken und doch sind alle sehr offen mit ihren Fragen und Sorgen. Die Teams helfen sich gegenseitig. Unser Chat und unsere Videokonferenzen glühen quasi. Ein Kollege, der sonst auch meist remote arbeitet, sagte kürzlich, er fühle sich dem Rest der Crew näher als sonst. Das ist für uns natürlich ein tolles Gefühl, wenn wir merken, dass die komplizierten Umstellungen und die organisatorische Arbeit so mitgetragen werden.

Welche Maßnahmen wurden sonst noch eingeführt?

Wir wollen vor allem die Kommunikation und die abwechslungsreiche Gestaltung des räumlich nun sehr eingeschränkten Arbeitsalltags ausbauen. Das fängt eben beim Ausbau des KidsClubs, des Kaffeechats und der Hausbar an. Wir wollen zudem ein wenig externes Fachwissen integrieren. So haben wir nun eine Trainerin, die per Video jedem, der Interesse hat, einige Übungen für einen gesunden Rücken zeigt. Ein Live-Workout also.

Aktuell ist schwer abzusehen, wie lange die Situation anhält. Was passiert in naher Zukunft bei sum.cumo?

Uns ist wichtig, der Crew den Rücken zu stärken, wörtlich und im übertragenen Sinne… Das bedeutet, wir hören zu. Was für Feedback erhalten unsere Maßnahmen? Wie gut funktionieren die Abläufe? Das ist auch nach so kurzer Zeit recht schwer auszuwerten. Ich denke, wir haben sehr schnell reagiert und sehr früh erkannt, dass wir jetzt einiges anstoßen müssen. Die Grundlage dafür ist geschaffen. Und wer weiß, ob einige dieser Ideen nicht sogar Bestand haben über diese Krise hinaus.